– Рынок розничной торговли сейчас нестабилен. Насколько компания "Талосто" готова оперативно реагировать на происходящие изменения?
– Не секрет, что мировая экономика в целом и экономика России сейчас находятся не в лучшем своем состоянии. Наша компания, как участник реального сектора, разумеется, испытывает это и на себе. Рынок стагнирует, меняется и меняется не всегда так, как мы все этого ожидаем.
Если вспомнить как прошел кризис 2008 г., то далеко не все FMCG-компании смогли даже не сохранить свои позиции, а просто остаться на рынке. Что касается "Талосто", на тот момент у нас были ресурсы и инструменты, которые помогли нам эффективно отреагировать на изменения.
Одним из таких инструментов, как это банально не звучало бы, стала ERP-система. Мы видели четкую картину по компании, наши ресурсы и узкие места. И когда это стало необходимо, мы смогли относительно безболезненно оптимизировать затраты.
– Как именно ERP-система помогла бизнесу пережить кризис?
– Мы серьезно повысили свою эффективность. Что такое эффективность лично для меня? Это когда вы можете делать больше, используя те же ресурсы, или, когда для получения прежнего результата, вы используете меньше ресурсов. Соответственно, SAP ERP позволила нам оптимизировать запасы и относительно безболезненно сократить ресурсы, в том числе человеческие и материальные. И при этом изменения не отразились на качестве выпускаемой продукции – она такая же, как и ранее и даже лучше. Вряд ли мы смогли бы провести подобную оптимизацию без мощного ИТ-инструмента.
Хотя целенаправленного расчета ROI мы и не делали, тем не менее мы можем говорить о фактах и цифрах. Так, штат управляющей компании за период 2007-2014гг. постепенно сократился в два раза – это обслуживающие подразделения, финансы, закупки (так как мы перешли на централизованную схему) и ИТ-персонал. С моей точки зрения, сокращение на 50% без потери качества – это колоссальный результат.
Что касается материальных активов, то благодаря SAP ERP мы увидели в единой системе, какие у нас запасы на складах, научились гибко ими управлять и контролировать. Ранее каждый завод покупал для себя сырье самостоятельно. Сейчас закупки централизованы, и если мы видим, что на одном заводе определенного вида сырья избыточно, а на другом оно востребовано, то мы перераспределяем запасы. Таким образом мы сокращаем общий объем запасов по компании и экономим.
– Как скоро вы получили первые результаты?
– Внедрение SAP ERP – это долгосрочные инвестиции, и к этому надо быть готовым. Если говорить об акционерах, то свой результат они получили где-то через два года. В первую очередь, это прозрачная отчетность, в которой у топ-менеджмента нет сомнений. Данные из SAP ERP – незыблемый ориентир в нашей компании.
Для принятия стратегических решений, например, о сокращении производственных мощностей или сокращении штата персонала, мы используем два основных источника информации. Первый – это отчетность из SAP, второй – внешняя информация – сигналы с рынка, аналитика и т.п.
Второй важный результат внедрения SAP – уверенность в автоматизированных бизнес-процессах. Что я имею ввиду? Когда мы работали в "1С", мы часто сталкивались с проблемой, что система не справляется с нагрузкой. Особенно это критично в высокий сезон продаж, летом. Приходит заказ, но диспетчер не может его принять, так как система зависла. Клиент может просто повесить трубку, устав ждать. И поскольку для нас основные заказчики – это федеральные сети и дистрибуторы, то потеря даже одного клиента или заказа – это ощутимые потери для бизнеса.
Когда мы перешли на SAP, проблемы с плохой работоспособностью системы исчезли. У нас есть уверенность в стабильности процессов, автоматизированных в ERP. Это, в первую очередь, операционные процессы – обработка заказа и отгрузка готовой продукции.
Сейчас в SAP работает 200 пользователей, и, например, самая популярная отчетность в нашей компании – транзакция VL06O, "монитор исходящих поставок". Она постоянно запущена как минимум у 2-3 сотрудников.
– Расскажите подробнее о проекте? Кто был инициатором?
– Начало проекта было в 2006 г., то есть более восьми лет назад. Компания "Талосто" активно инвестировала в расширение бизнеса, открытие новых заводов, и акционерам была необходима прозрачная отчетность.
На тот момент в каждом дистрибуционном центре и на заводах была собственная информационная система, поэтому собрать более или менее достоверную информацию было невозможно из-за сложных исторически сформированных связей между ИТ-системами. Именно поэтому в нашем случае оптимальным инструментом для получения прозрачной отчетности было внедрение единой системы ERP.
Далее последовал простой диалог с акционерами: сколько стоит, как долго внедрять и т.д.
Вторая цель проекта – повышение капитализации, стремление быть более интересными для западных инвесторов. И мощная ERP-система – это, пусть и не первый, но достаточно хороший инструмент, чтобы повысить капитализацию компании.
– Каковы были ваши дальнейшие шаги?
– Не буду очень подробно рассказывать о проекте выбора ERP-системы. Он был достаточно простой, правда длительный, около полугода. Мы выбирали из трех систем: Oracle Business Suite, SAP и Microsoft AX. Наша экспертная группа из 15 человек, каждый из которых отвечал за свою предметную область (логистика, продажи, финансы), по 5-балльной шкале оценивала стандартную функциональность систем. В итоге SAP ERP набрала наивысшую консолидированную оценку. И хотя SAP был дороже, для нас в приоритете на тот момент была не относительная экономия средств, а максимально широкая функциональность, которая устраивала бы бизнес.
– Какие бизнес-процессы у вас автоматизированы в SAP?
– ERP-система охватывает все основные бизнес-процессы компании. Прежде всего это закупки, логистика, продажи, финансы в разрезе управленческого учета, контроллинг.
В первоначальный объем проекта не входило кадровое делопроизводство, бюджетирование и бухгалтерский учет. Уже позднее, в 2009 г., мы силами внутренней команды перевели бюджетирование со старой платформы в SAP. При этом нужно понимать, что для нас бюджетирование — это, в основном, бюджетный контроль: план-факт анализ и блокирование затрат в случае превышения лимитов. Эта функциональность сейчас успешно используется компанией.
Планирование производства у нас также реализовано в ERP-системе. SAP настолько проник на производство, что если система не будет работать, то спустя незначительное время остановится и выпуск продукции. Объясню почему. Технологический заказ оформляется в SAP и, в соответствии с ним и рецептурой, которая введена в систему, рассчитывается потребность в сырье, которое поставляется со склада. Если сегодня нужно выпустить 16 тонн пельменей, то значит должно быть четко определенное количество муки, мяса, перца и соли. SAP выдает накладные на получение сырья со склада, и если какие-то данные не занесены в ERP, то производство не получит сырье.
– Почему вы не перевели в SAP кадровые процессы и бухгалтерский учет?
– Кадровое делопроизводство и бухгалтерский учет в высокой степени зависят от законодательства, и отечественные системы пока более оперативно поддерживают все изменения.
С нашей точки зрения для российского бухгалтерского учета нет ничего лучше, чем "1С: Бухгалтерия". Система очень хорошо и оперативно поддерживается, поэтому использовать "1С" в качестве печатной машинки для фискальных органов – вещь великолепная, если не ожидать от нее большего. Для нас основная система — это SAP, и вся первичная информация хранится именно в ней, а с другими системами настроена соответствующая интеграция.
– Расскажите подробнее о самом проекте внедрения.
– После того, как мы выбрали SAP, мы начали задумываться о том, кто же нам поможет ее внедрять. Соответственно, вопрос лег на меня.
По каким критериям выбирал? Во-первых, опыт внедрения. На тот момент проектов в FMCG было совсем мало даже в мире (в России "Талосто" стала первой). Поэтому нас интересовал опыт внедрения SAP в производственных компаниях или близкой по специфике бизнес-процессов отрасли. Во-вторых, компания должна была иметь возможность привлечь западных специалистов в области SAP, так как рынок ERP в нашей стране был еще не достаточно развит.
Из всего многообразия партнеров я выбрал три компании, которые презентовали свои услуги акционерам. Почему NOVARDIS попала в эту тройку? Потому что они сделали проект внедрения SAP for Retail в розничной сети "Лента", и мы небезосновательно предположили, что в области продаж и логистики бизнес-процессы будут нам близки.
Далее проходили встречи со всеми тремя компаниями, в которых с нашей стороны участвовал генеральный директор (он же главный акционер) и я. Две команды в составе 2-3 человек достаточно профессионально рассказывали о своей экспертизе, реализованных проектах, с какими трудностями сталкивались и т.д. Последняя компания-претендент нас удивила. На встречу приехал только один человек – генеральный директор NOVARDIS Александр Низник. И я честно могу сказать, что если предыдущие интервью длились около часа, то с Александром наш акционер беседовал более трех часов. Обычно он больше часа ни с кем не разговаривает.
После того, как переговоры закончились и все три компании выступили, я спросил акционера о его решении. Он сказал, что, конечно, работаем с NOVARDIS. На мой вопрос почему, он ответил: "Смотри, другие компании приехали по три человека, говорил из них большую часть времени только один, а остальные были в качестве "группа поддержки". Так зачем я потом на проекте буду платить за трех консультантов, из которых только один работает? Я понимаю, что команда Александра будет эффективна – приехал один человек, все рассказал и показал".
– Какие вы можете дать рекомендации коллегам?
– В плане выбора системы все зависит от бизнеса, целей компании, материальных возможностей и планов на будущее. Это будет неправильно, если я скажу: все внедряйте SAP. Любая компания должна пройти определённый путь развития. Она не может с маленькой самописной системы сразу перескочить на SAP. Мы такой путь прошли и пришли к тому, что бизнесу нужен мощный инструмент управления – ERP-система.
SAP ERP – системный и жесткий инструмент, он дисциплинирует бизнес. Вопрос: нужно ли это вашей компании? Например, мы раньше не могли в ряде подразделений выстроить жесткие процессы, и это негативно влияло на финансовые показатели и административные результаты. SAP нам помог.
Что касается партнёра по внедрению – выбирайте эффективные компании. Тех, кто подходит к вашему проекту не с точки зрения научить за ваш счет новых специалистов или заработать побольше денег, а сделать проект быстро, и это значит эффективно. Они ориентированы на то, чтобы быстро уйти с проекта, перестать поддерживать в рамках договора внедрения и перейти на договор поддержки, не используют или в разумных пределах привлекают молодых специалистов на ваш проект, и делают это за свой счет.
Не так давно ко мне приезжали коллеги и интересовались проектом внедрения ERP-системы. Почему SAP, кто помогал? И они задали вопрос: "Если бы проект стартовал сейчас, вы бы выбрали того же партнера?".
На это я ответил, что на текущий момент все наши потребности в поддержке и развитии SAP мы закрываем самостоятельно. Но иногда требуются дополнительные ресурсы, чтобы решить ту или иную задачу. У меня есть договор на поддержку SAP ERP только с одной компанией, NOVARDIS, и это уже семь лет. Если бы я не был доволен результатами их работы, я бы легко мог найти другого партнера.
– На что стоит обратить особое внимание в проекте?
– Во-первых, обязательно включите во внутреннюю команду человека со знаем SAP и опытом внедрения.
Во-вторых, прислушивайтесь к консультантам. Эту ошибку мы допустили на нашем проекте: мы часто ставили под сомнение рекомендации консультантов, когда система требовала пересмотра нашего бизнес-процесса. Мы много спорили по вопросам, где этого не нужно было делать по одной простой причине: они знают, как это реализовано в системе, почему лучше сделать так и не иначе, а мы нет. Нам рекомендовали: перестройте ваш бизнес-процесс, это не очень затратно, результат будет намного более положительным, даже несмотря на то, что вы привыкли работать по-другому. Но мы продолжали спорить. "Мы же лучше знаем, как выстраиваются наши бизнес-процессы", – думали мы и заблуждались. И поэтому рекомендация следующая: прислушивайтесь к мнению консультантов. Конечно, оно не всегда на 100% верное, но прислушаться к нему стоит обязательно.
Третий совет: запланируйте больше времени на подготовку основных данных. Система автоматизирует бизнес-процессы вашей компании? Да, безусловно. Но ни один бизнес-процесс не будет работать без корректных данных. Наша ошибка была в том, что мы рассчитывали перед стартом легко все перекачать из других систем. А это оказалась огромная работа, поскольку SAP очень требователен к качеству данных. Например, он не позволяет держать две компании с одним ИНН, а другие системы позволяют. У нас таких компаний было очень много, и мы долго разбирались, какая же из них правильная. Кроме того, SAP ERP потребуются дополнительные основные данные, которых может не быть в вашей предыдущей системе. Их нужно собирать, и тратить на это время.
И последний совет: уделите внимание обучению пользователей.
– Повлиял ли проект SAP на отношение ИТ в целом в вашей компании?
– До момента внедрения SAP и даже спустя год после запуска системы в продуктив к ИТ относились как к необходимому инструменту, который просто должен быть, иначе никак. Нас это отношение, конечно, не очень устраивало. Но после того, как мы начали получать первые результаты от внедрения, к нам стали относиться как к подразделению, которое может действительно помочь бизнесу в его развитии. Это актив компании. И такое изменение отношения – результат проекта SAP ERP.
*На правах рекламы
