Проектная деятельность в сегменте профессиональных услуг сопряжена с большим количеством действий, требующих не только обязательного отражения в информационных системах, но и максимально быстрого представления сведений о проекте для различных участников проекта, как внутри компании, так и вне ее. Сегодня мы постараемся детально разобрать, как можно совместить большое коммуникационное поле и детальный проектный учет на платформе Microsoft Dynamics.
Компания "Консист Бизнес Групп" обладает огромным опытом автоматизации проектной деятельности в сегменте профессиональных услуг. Среди клиентов — компании из различных бизнес-отраслей: Kelly Services, BBDO, Синтерра (Мегафон), ФК Открытие, Лаборатория Касперского и др. Этот опыт в реализации задач автоматизации проектной деятельности позволил сформировать стек решений, актуальных для автоматизации ключевых бизнес-процессов.
Одна из ключевых проблем в автоматизации проектной деятельности связана с наличием разрывов между продажами проектов, коммуникационным полем, реализацией и учетом. Сегодня мы попробуем разобраться, какие решения наиболее полно автоматизируют данные функциональные участки, а также поговорим про интеграцию этих решений.
Если представить обобщенную схему проектного процесса в сегменте профессиональных услуг, то его можно разделить на несколько больших этапов: выявление интереса к проекту, продажа проекта, внутреннее согласование, реализация проекта, взаимодействие с клиентом и подрядчиками. В глобальном информационном плане на этот процесс влияют консолидирующие процессы проектного учета и бюджетирования. Теперь попробуем разобраться, какие продукты из стека Microsoft Dynamics могут закрыть весь этот спектр задач.
Начнем с продажи и согласования проекта. Специалисты нашей компании реализовывали данные задачи на платформе Microsoft Dynamics CRM. Каковы преимущества такой реализации? В первую очередь, это возможность фиксирования интереса к проекту и первичных решений о возможности его реализации. Далее — возможность подключения к проекту технических и финансовых подразделений компании для проведения технического и финансово-экономического обоснования. Далее — это возможности формирования технико-коммерческого предложения и договора. Итог – вся компания работает в единой системе, синхронно безвременных потерь, потому что все назначаемые задачи имеют четко обозначенные интервалы.
Следующим немаловажным фактором является синхронизация подразделений продаж и технических подразделений уже на фазе реализации проекта. Традиционно кей аккаунт менеджеры должны обладать полной картинкой реализации и финансово-экономических показателей проекта, чтобы иметь возможность информировать клиента в случае оперативного запроса, а также изменять стратегию развития отношений с клиентом. Здесь важна визуализация реализации проекта – от момента поставки до выполнения работ. Пример такой реализации представлен на рисунках ниже.
Рис 1. Контроль аккаунт менеджером поставки на проект
Рис 2. Контроль аккаунт менеджером реализации проекта
Для задач всестороннего контроля финансовой составляющей проектной деятельности мы рекомендуем использовать модуль управления проектами ERP-системы Microsoft Dynamics AX. Он позволяет выстроить полноценную систему управления проектами, контролировать все финансовые вопросы управления проектам. Также данный модуль обладает возможностями выставления счетов по отдельным проектам и группам проектов, регистрирования часов, затрат, доходов и номенклатурных единиц по проектам, формирования заказов на закупку, отслеживании возмещаемых и невозмещаемых затрат, бухгалтерской разноски.
В начале статьи было сказано о продаже проекта, которая тесно связана с планированием и экономическим обоснованием. Для модуля управления проектами ERP-система Microsoft Dynamics AX обладает мощным функционалом планирования, обеспечивающим выполнение таких бизнес функций, как планирование графика работ для конкретных рабочих центров или их групп до конкретных заданий или операций, а также построение диаграммы Ганта.
Функции финансового мониторинга проектной деятельности для компании сегмента профессиональных услуг включают такие задачи, как автоматическое или ручное калькулирование проектных оценок, признание затрат и доходов в рамках контролируемого учетного периода (функциональность незавершенного производства), настройку соответствия между категориями затрат и проектами, т. е. задание используемых в проекте категорий затрат.
Решения на платформе Dynamics для автоматизации проектной деятельности тесно интегрированы с классическим стеком продуктов Microsoft, в первую очередь с Microsoft Project и Microsoft SharePoint. Интеграция с Microsoft Project позволяет получить в модуле управления проекта актуальный проектный план, что позволяет оперативно формировать планы на закупки и контролировать наличие необходимых ресурсов. Интеграция с Microsoft SharePoint обеспечивает визуализацию проектного процесса в персональном интерфейсе. Важно отметить, что такой интерфейс может быть создан и для внешних участников процессов, такая задача особо актуальна для инвестиционно-финансовых проектов, где необходимо не только оперативное взаимодействие, но и возможность представление актуальных версий финансовых документов. Отдельно необходимо выделить возможность визуализации KPI проектов и отклонений от плановых показателей.
В данной статье мы рассмотрели далеко не все нюансы, связанные с проектной деятельностью компаний в сегменте профессиональных услуг. Решения линейки Microsoft Dynamics обладают широкими возможностями, позволяющими значительно повысить эффективность операционной деятельности, что, в свою очередь, значительно повышает конкурентные возможности компании.
Отзывы клиентов о решении по автоматизации проектной деятельности на платформе Microsoft Dynamics:
"В целом, мы хотим видеть реальную картину происходящего в нашей компании. Для этого в системе реализуется строгий учет, развитая система отчетности, план-факт анализ, бюджетный контроль. Мы сможем отслеживать, какие платежи уходят, насколько эффективны бюджеты, насколько они соотносятся с фактом, насколько эффективно используется фонд оплаты труда и т.п. Четко оценивая эффективность работы с каждым заказчиком и обладая информацией по аналогичным проектам, мы сможем предлагать нашим клиентам именно то, что важно для развития их бизнеса.
Предупрежден – значит, вооружен: получив оперативные, полные и достоверные данные по каждому проекту, мы получим возможность корректировать ход его выполнения и максимально приближать реальные показатели к плановым".
Ханпаша Домбаев,
вице-президент по финансам "Группы компаний Систематика" (ГКС)
"Запуском в постоянную эксплуатацию решения на базе Microsoft Dynamics CRM фактически завершилось формирование ядра единой информационно-коммуникационной среды компании, обеспечивающей автоматизацию основных бизнес-процессов "Синтерры" в области финансового и операционного управления деятельностью. Совместная работа с подрядчиком позволила на практике реализовать архитектурные и управленческие решения по интеграции промышленных информационных систем, снизить уровень операционных затрат на поддержку существующих информационных систем с одновременным увеличением функциональности внедряемых средств автоматизации. Автоматизация сложных и трудоемких процессов продаж и реализации услуг даст возможность не только повысить качество, но и высвободит дополнительные ресурсы компании для осуществления инновационных проектов в области инфокоммуникаций".
Андрей Бугаенко,
директор по информационным технологиям ЗАО "Синтерра"
*На правах рекламы
